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LA TORTA DE CUMPLEAÑOS: Dirección de riesgos de proyectos

Escrito por Luis Dávila, MBA. PMP. el 23 Junio 2013.

torta queso

Todos los que tenemos hijos sabemos que ellos son nuestro principal cliente. Días antes de su fiesta, mi único hijo quien cumplía cuatro años, me pidió que le hiciera su torta. Con algunas horas recorridas en la dirección de proyectos, pero ninguna en la repostería, evalué este caso de negocio para determinar si este proyecto valía o no la inversión requerida. Luego de un análisis costo-beneficio, con mi hijo esperando una respuesta inmediata, decidí abordar el proyecto torta de cumpleaños consiente de la necesidad de aplicar las buenas prácticas de gestión de riesgos de proyectos para lograr hacer su torta (alcance), en el tiempo y costo estimado, cumpliendo los requerimientos de calidad que los sinceros niños tendrían al probarla, no dudarían en dejar la torta servida si no les gustaba. El inicio de la torta de cumpleaños estuvo marcado por la identificación de las expectativas de mi hijo como principal interesado, el quería una torta de queso decorada con fresa. La identificación de interesados en el proyecto, me arrojó al abuelo, como una persona a gestionar atentamente, ya que siendo chef su opinión tenía un alto impacto en la evaluación final de la torta. El proceso de planificación de la torta comenzó definiendo el esfuerzo a invertir en la compra de ingredientes, preparación, horneado, y decoración de la torta; refinando las expectativas de sabor, olor y apariencia; y las acciones requeridas para alcanzarlas.

El siguiente paso en la planificación del proyecto fue identificar, preparar e integrar todos los planes necesarios para hacer la torta y cumplir sus objetivos de alcance, tiempo, costo y calidad. Para el alcance, se recopilaron los requisitos de mi hijo y sus amiguitos, defini el alcance de la torta según el número de invitados y cree una estructura de desglose de trabajo (EDT) para dividir los entregables (base, crema y decoración) en componentes pequeños y fáciles de dirigir por este novato repostero. Para el tiempo, se definieron las actividades especificas y su secuencia para lograr elaborar los entregables base, crema y decoración, se estimaron los recursos necesarios, el tipo y cantidades de materiales, personas, equipos y suministros requeridos para ejecutar cada actividad, también estime la duración las actividades y desarrolle el cronograma tendiendo en cuenta las restricciones por mi tiempo disponible. Para los costos, desarrolle mediante el apoyo de un experto (abuelo) una aproximación de los recursos monetarios necesarios, y así con la suma de los costos estimados logramos determinar el presupuesto para la torta. La calidad representaba mi principal preocupación, por esto, planifique la manera de identificar el cumplimiento de los requisitos de calidad en cada entregable, base, crema y decoración. En relación a los recursos humanos, se identificaron las habilidades requeridas para la evolución de este padre complaciente hacia un padre repostero, igualmente, se determinaron las necesidades de información de los interesados hijo-abuelo y se definió la manera de abordar las comunicaciones con ellos.

Una vez tomados en cuenta todos estos aspectos, el éxito de la torta de cumpleaños dependía de la dirección de los riesgos del proyecto, los cuales iban desde posibles fallas del servicios, pasando por la escases de materiales, y finalmente, la inexperiencia en repostería. Para mi, la clave estaba en disminuir la probabilidad e impacto de estas amenazas, y aumentar la probabilidad e impacto de las oportunidades, por ejemplo, ser designado por mi hijo como su repostero oficial para futuros postres. Dada mi preocupación en el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos de la torta de cumpleaños, inicialmente, realice la planificación de la gestión de riesgos mediante una reunión padre-abuelo definiendo los planes a alto nivel para efectuar las actividades de la gestión de riesgos, y visualizar una estructura de desglose de riesgos (RBS) con las siguientes categorías de fuentes de riesgos: técnicos, externos y de dirección de proyectos. Seguidamente, identificamos los siguientes riesgos principales que podían afectar al proyecto: 1) Falla eléctrica el día de horneado, 2) Escases de ingredientes, 3) Tiempo de horneado mayor al requerido. Luego, realizamos un análisis cualitativo y cuantitativo para planificar la respuesta a los riesgos de la siguiente manera:

matriz torta

Horas antes de la fiesta, se llevó a cabo la ejecución de la torta con su respectivo seguimiento y control. Se monitorearon y controlaron los riesgos. Los dos primeros riesgos identificados se presentaron en el proyecto. Minutos antes de comenzar el horneado ocurrió una falla en el servicio eléctrico y se procedió a utilizar el horno del vecino, de no haber contemplado esta acción el proyecto habría fracasado. Cuando se llevaron a cabo las adquisiciones no había el queso crema deseado y se compro uno alternativo. El riesgo asociado a estimación inadecuada no ocurrió, el tiempo recomendado por el abuelo fue el adecuado. Finalmente, mi hijo y sus amiguitos probaron la torta, comiendo toda la porción, y pidieron más, logrando así la aceptación y cierre del proyecto con algunas lecciones aprendidas.

¿Para ustedes cuales serían estas lecciones?